Делопроизводство - Южно-Уральский государственный университет
4. Организация хранения документов
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив университета в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
4.1. Составление номенклатур дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше (10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел деканата и кафедры на основании типовых номенклатур составляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства, согласовывается с заведующим архивом и начальником службы делопроизводства университета, подписывается деканом или зав. кафедрой и представляется в службу делопроизводства университета.
Сводная номенклатура дел составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного областного государственного архива Челябинской области.
Сводная номенклатура дел университета утверждается ректором, подписывается начальником службы делопроизводства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива Челябинской области. Согласовывается номенклатура дел с областным государственным архивом Челябинской области не реже одного раза в 5 лет.
После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения университета получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается ректором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
4.2. Формирование и оформление дел
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
Исполненные документы должны сдаваться исполнителем в структурные подразделения лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.
При формировании дел необходимо соблюдать общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного или учебного года; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются в хронологическом, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Все документы отчетного или информационного характера по исполнению документов, находящихся на контроле, подшиваются в дело переписки за текущий год.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные учебные планы, отчеты, экзаменационные ведомости, списки студентов группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем службы делопроизводства университета.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
4.3. Организация оперативного хранения документов
С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив университета.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника службы делопроизводства университета. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
4.4. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов в университете на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
Для организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения документов, их отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, в университете создается экспертная комиссия, которая является постоянно действующим совещательным органом при ректоре университета
В своей работе экспертная комиссия руководствуется: законодательством Российской Федерации и Челябинской области, приказами, указаниями, правилами, инструкциями и другими нормативно-методическими рекомендациями, издаваемыми Государственной Архивной службой России и Комитетом по делам архивов администрации Челябинской области, "Перечнем документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения", Уставом университета, инструкцией по делопроизводству, положением о постоянно действующей экспертной комиссии, утвержденным приказом ректора университета.
Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом ректора из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, включая представителей службы делопроизводства.
4.5. Уничтожение документов
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к их уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии университета одновременно. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются ректором только после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов Администрации Челябинской области; после этого университет имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего университета. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
4.6. Подготовка и передача документов в архив
В архив университета передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
Дела временного срока (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в архив университета осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником службы делопроизводства.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив университета, заведующим архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
Прием каждого дела производится заведующим архива университета в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом университета и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив университета передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
наличие в архиве программно-аппаратных средств для их хранения, копирования и воспроизведения, перезаписи в новые форматы и передачи по каналам связи;
обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств и правовых норм;
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения университета, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив университета, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатур
