Положение об отделе делопроизводства
1. Общие положения
1.1. Отдел делопроизводства министерства финансов Ставропольского
края (далее отдел) является структурным подразделением министерства
финансов Ставропольского края (далее министерство).
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации,
федеральными законами, распоряжениями Правительства Российской
Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации,
распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными
документами Министерства финансов Российской Федерации, Уставом
(Основным законом) Ставропольского края, законами Ставропольского края,
постановлениями, распоряжениями Правительства Ставропольского края,
постановлениями, распоряжениями Губернатора Ставропольского края,
Основными положениями Государственной системы документационного
обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов", Методическими рекомендациями по юридико-техническому
оформлению законопроектов, Основными правилами работы архивов
организаций, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства
Ставропольского края, инструкцией по делопроизводству в министерстве,
Положением о министерстве и настоящим Положением.
1.3.
Положение об отделе утверждается министром финансов Ставропольского края (далее министр).
1.4. Основной целью деятельности отдела является организация работы
общего делопроизводства, координация, контроль и реализация работ по
документационному обеспечению министерства.
1.5. Отдел возглавляет начальник, имеющий высшее образование,
отвечающий квалификационным требованиям по государственным должностям
государственной гражданской службы Ставропольского края.
1.6. Начальник отдела назначается и освобождается от должности министром в установленном порядке.
1.7. На должности сотрудников отдела назначаются лица, отвечающие
квалификационным требованиями по государственным должностям
государственной гражданской службы Ставропольского края.
1.8. Деятельность сотрудников отдела регламентируется должностными
регламентами государственного гражданского служащего, единой
номенклатуры должностей служащих, с учетом требований Основных
положений Государственной системы документационного обеспечения
управления (ГСДОУ).
1.9. Отдел имеет круглую печать с обозначением наименования "Отдел
делопроизводства министерства финансов Ставропольского края".
2. Основные цели и задачи отдела
2.1. Документационное обеспечение деятельности министерства.
2.2. Обеспечение функционирования и совершенствование единой системы
делопроизводства в министерстве, внедрение новых технологических
процессов работы с документами и документной информацией на основе
единых правил применения современной вычислительной,
копировально-множительной, организационной техники.
2.3. Обеспечение единого порядка документирования; единой системы
регистрации входящей и исходящей корреспонденции; организации работы с
документами; информационно-поисковых систем.
2.4. Совершенствование форм и методов работы с документами.
Упорядочение состава документов и информационных показателей,
сокращение их количества и оптимизация документопотоков.
2.5. Внедрение современных и прогрессивных информационных технологий
и методов создания, обработки, передачи и хранения документной
информации для перехода на безбумажную (электронную) технологию
делопроизводства и документооборота.
2.6. Разработка положений, инструкций и рекомендаций по вопросам делопроизводства в министерстве.
2.7. Организация методической и практической помощи в работе с документами.
2.8. Обеспечение установленного порядка прохождения документов и
материалов, поступающих в министерство, а также исходящей
корреспонденции.
2.9. Осуществление контроля за своевременным прохождением,
исполнением и качественным оформлением документов, анализ
исполнительской дисциплины.
2.10. Осуществление контроля за соблюдением требований ГСДОУ и
ГОСТов на организационно распорядительную документацию в
министерстве.
2.11. Систематизация нормативных, правовых актов обеспечение их
хранения и последующего использования в деятельности министерства.
2.12. Организация работы с обращениями граждан.
2.13. Организация работы по обеспечению деятельности руководства министерства.
2.14.Организация подготовки материалов и обеспечение проведения
заседаний коллегии, совещаний, семинаров, проводимых министерством.
2.15. Обеспечение сохранности, находящихся в делопроизводстве, документов, поступивших в отдел.
3. Функции отдела
3.1. Организует работу по осуществлению деятельности руководства министерства.
3.2. Организует в целом делопроизводство в министерстве и осуществляет документационное обеспечение его деятельности.
3.3. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с
документами и документной информацией, способствующие повышению
культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения
документов; принимает меры по упорядочению состава документов,
оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
3.4. Оказывает методическую и консультативную помощь отделам
министерства по вопросам делопроизводства в подготовке проектов
документов: нормативных правовых актов, писем, приказов, и других
документов в соответствии с действующими ГОСТами и инструкциями по
делопроизводству. Совершенствование форм и методов работы с
документами.
3.5. Осуществляет экспедиционную обработку корреспонденции, прием,
централизованную регистрацию в автоматизированном режиме документов,
учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей,
исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам
связи, ведет справочную работу по ней.
3.6. Осуществляет прием, регистрацию входящей корреспонденции по
исполнительным листам; формирует тома (дела) по каждому исполнительному
документу.
3.7. Осуществляет контроль за соблюдением срока, необходимого для принятия решения по каждому исполнительному документу.
3.8. Организует своевременное рассмотрение руководством поступивших
документов и направление их непосредственно по принадлежности для
исполнения. Обеспечивает быстрое и четкое прохождение документов в
министерстве.
3.9 Осуществляет контроль за своевременным исполнением документов в
соответствии с резолюциями руководства министерства, анализирует
состояние исполнительской дисциплины.
3.10. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись министру.
3.11. Осуществляет контроль за своевременным исполнением
протокольных поручений, писем с поручениями Губернатора Ставропольского
края, Правительства Ставропольского края, аппарата Правительства
Ставропольского края, Государственной Думы Ставропольского края и
обобщает сведения о ходе и результатах их исполнения.
3.12. Снимает с контроля исполненные протокольные поручения, письма
и другую корреспонденцию в секретариатах Губернатора Ставропольского
края и заместителей председателя Правительства Ставропольского края.
3.13. Ведет секретное делопроизводство. Организует работу с
документами ограниченного распространения, особой важности, совершенно
секретными и секретными документами.
3.14. Проводит учет и регистрация поступающих в министерство обращений граждан.
3.15. Организует работу по приему руководством министерства граждан
по личным вопросам, а также ведет делопроизводство по обращениям
граждан в соответствии с Регламентом работы с обращениями граждан.
3.16. Осуществляет прием, учет и отправку корреспонденции по почтовой, фельдъегерской и факсимильной связи.
3.17. Доставляет корреспонденцию в Правительство Ставропольского
края, Государственную Думу Ставропольского края и другим органам
государственной исполнительной власти Ставропольского края.
3.18. Проводит рассмотрение документооборота в министерстве.
3.19. Обобщает информацию:
о плане работы министерства финансов Ставропольского края (ежемесячно, ежеквартально);
о ходе реализации Послания Президента Российской Федерации
Федеральному собранию Российской Федерации (ежеквартально) и другой
информации.
3.20. Организует подготовку материалов и обеспечивает проведения
заседания коллегии, совещаний, семинаров, проводимых министерством.
3.21. Обеспечивает документирование работы коллегии министерства
финансов Ставропольского края (оформление решений коллегии, протоколов
заседания коллеги, расшифровка и подготовка стенограммы и другие.
3.22. Разрабатывает примерную и сводную номенклатуру дел в
министерстве, утверждает ее в установленном порядке и осуществляет
контроль за формированием дел в отделах.
3.23. Участвует в проведении экспертизы ценности документов,
хранящихся в архиве, в составлении актов на дела, выделенные к
уничтожению.
3.24. Разрабатывает инструкции, правила, методические материалы и указания по работе с документами и ведению делопроизводства.
3.25. Участвует в разработке соответствующих методических и
регламентирующих материалов по вопросам автоматизированной системы
управления документами.
3.26. Оформляет проекты законов и иных нормативных правовых актов, подготовленных специалистами министерства.
3.27. Вносит правки в проекты нормативных правовых актов после
правовой экспертизы правовым управлением аппарата Правительства
Ставропольского края и управления делопроизводства и архива аппарата
Правительства Ставропольского края.
3.28. Передает проекты нормативных правовых актов, на согласование (визирование) членам Правительства Ставропольского края.
3.29. Организует контроль за прохождением проектов нормативных правовых актов на стадии согласования.
3.30. Организует передачу проектов нормативных правовых актов, в
управление делопроизводства и архива аппарата Правительства
Ставропольского края.
3.31. Учитывает нормативные правовые акты, подготовленные министерством.
3.32. Хранит подлинники нормативных правовых актов (Законов,
постановлений, распоряжений и других документов), обеспечивает их
рассылку по назначению и ознакомление с ними.
3.33. Ведет справочно-информационную работу по документам, хранящимся в отделе.
3.34. Выполняет копировально-множительные работы.
3.35. Выполняет переплет документов.
3.36. Готовит предложения по составу и форме бланочной продукции, применяемой в министерстве.
3.37. Обеспечение учета, использования и хранения бланков с
воспроизведением Государственного герба Ставропольского края (гербовые
бланки).
3.38. Обеспечивает руководство и отделы министерства необходимой бланочной продукцией.
3.39. Оформление и регистрация командировочных удостоверений.
3.40. Оформление подписки на периодические издания и статистических материалов.
3.41. Подготавливает и представляет руководству министерства отчеты,
аналитические и служебные справки и записки по вопросам деятельности
отдела, предложения по совершенствованию работы отдела.
Осуществляет контроль за поступлением статистических материалов.
4. Права и ответственность
4.1 Вносить предложения по вопросам своей деятельности министру и заместителю министра курирующему отдел.
4.2. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в министерстве.
4.3. Осуществлять контроль за выполнением установленных правил
работы с документами. Возвращать на доработку исполнителям документы,
подготовленные с нарушением установленных требований.
4.4. Оказывать методическую и консультационную помощь отделам
министерства по вопросам делопроизводства в подготовке проектов
документов.
4.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.6. Разрабатывать положение об отделе и должностные регламенты государственного гражданского служащего отдела.
4.7. Участвовать в пределах компетенции отдела в обсуждении
вопросов, касающихся состояния работ с документами, принимать участие в
совещаниях, в других мероприятиях, проводимых министерством.
4.8. Получать информацию, в том числе и конфиденц
