Делопроизводство и документооборот в компании | Элитариум: Центр
, доктор экономических наук, специалист по стратегическому планированию и бизнес-планированию.
Делопроизводство в компании — это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством.
Невнимание к грамотной организации делопроизводства может привести к непредвиденным расходам, например, на оплату судебных издержек, штрафных санкций налоговой, технической, санитарной и других инспекций, а также к административной и уголовной ответственности. Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы. В этом могут быть заинтересованы, как отдельные безответственные сотрудники, так и целенаправленно действующие группы, преследующие свои корпоративные интересы. Чем крупнее фирма, тем сложнее установить и поддерживать оптимальное делопроизводство.
Изначально следует организовать в соответствии с действующими государственными стандартами. Это впоследствии снимет многие проблемы и исключит необходимость тратить впустую драгоценное время, например на поиски понадобившегося документа, что часто можно наблюдать в заводоуправлениях, конторах и камеральных помещениях.
Документирование управленческой деятельности должно соответствовать действующим стандартам. Для организационно-распорядительных документов установлен комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. В перечень реквизитов входят:
Государственный герб.
Эмблема предприятия.
Изображение наград.
Код юридического лица по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование министерства, ведомства или вышестоящей организации для предприятий, имеющих ведомственную подчиненность.
Наименование юридического лица.
Наименование структурного подразделения.
Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке.
Название вида документа.
Дата.
Индекс.
Ссылка на индекс и дату входящего документа.
Место составления или издания.
Гриф ограничения доступа к документу.
Адресат.
Гриф утверждения.
Резолюция.
Заголовок к тексту.
Отметка о контроле.
Собственно текст.
Отметка о наличии приложения.
Подпись.
Гриф согласования.
Визы.
Печать юридического лица.
Отметка о заверке копии.
Фамилия исполнителя и номер его телефона.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело для хранения.
Отметка о переносе данных на машинный носитель информации.
Отметка о поступлении входящих документов.
на документах коммерческих структур не проставляются, а
может использоваться, если фирма имеет товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке.
Код по ОКПО может быть изображен на бланке юридического лица, изготовленном типографским способом, а код по ОКПУ проставляется только на унифицированных документах, предусмотренных перечнем управленческой документации.
указываются в именительном падеже в строгом соответствии с названиями, поименованными в правовых актах (Устав, Положение, Указ, Постановление и т.д.).
указывается только на документах, используемых внутри организации.
используется при переписке и не нужен на документах внутреннего пользования. Банковские реквизиты указываются обычно на письмах по вопросам расчетно-денежных операций.
проставляется на всех служебных документах, кроме писем. Он указывается прописными буквами (ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ и т.д.), после названия юридического лица.
приводится арабскими цифрами обязательно на одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например, 30.09.08. В юридических и финансовых документах допускается применять словесный или словесно-цифровой способ.
присваивается каждому исходящему, входящему и внутреннему документу при его регистрации.
проставляется на ответах ниже даты и индекса письма.
указывается ниже даты и индекса документа, кроме писем на бланках, где имеется почтовый адрес.
отмечается в правом верхнем углу, если документ содержит информацию ограниченного распространения или коммерческую тайну. В государственных организациях используется гриф «Для служебного пользования», а в прочих юридических лицах — «Конфиденциально».
проставляют вверху справа на документах внешнего и внутреннего использования. При направлении бумаги в разные организации, реквизит 16 не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресами не пишется. Если необходимо отправить в пять и более адресов, то оформляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один адрес после названия организации, должности и фамилии адресата.
состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности утверждающего лица, личной подписи и ее расшифровки (фамилия и инициалы), даты утверждения. Если документ оформлен не на официальном бланке, то необходимо в наименование должности включить название юридического лица. При утверждении документа приказом или протоколом реквизит 17 состоит из слова «УТВЕЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, даты и номера. Действующим стандартом реквизит 17 предусмотрен для следующих документов:
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; экспертизы; списания; передачи дел; ликвидации юридического лица и т.д.)
Договоры (о материально-техническом снабжении; о сбыте продукции; об аренде помещений и оборудования; трудовые и подряда; о научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.)
Задания (на разработку научно-технической продукции; на капитальное строительство; на разработку проектно-сметной документации и т.д.)
Инструкции (должностные, по документообороту, технике безопасности, внутреннему трудовому распорядку и т.д.)
Нормативы (расхода сырья и полуфабрикатов, материалов, энергии, трудовых ресурсов и т.д.)
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, выполнении заданий и т.д.)
Перечни (должностей; типовых документов; расценок и сроков их действия и т.д.)
Планы (производственные; внедрения новой техники; капитального ремонта и т.д.)
Положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.)
Программы (технического перевооружения; финансовой стабилизации и т.д.)
Структура организации, штатное расписание, штатная расстановка.
обязательно указывается на документе, а не на отдельном листе, и должен содержать фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и сроки его исполнения, дату и подпись принимающего решение лица. Если указывается несколько исполнителей, то из группы назначается ответственный, который в списке резолюций записывается первым.
проставляется сверху слева, после реквизитов бланка, и грамматически согласовывается с названием документа.
проставляется только на документах, исполнение которых взято на контроль. Это обозначается буквой «К» или словом «Контроль», выделенных цветом или специальным штампом. Отметка ставится на поле документа, слева от реквизита 19.
краткость и точность представления информации, исключение возможности двоякого толкования текста;
составление, по возможности, документа по одному вопросу для облегчения и ускорения работы с ним;
структурирование текста документа, т.е. деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство и заключение;
изложение должно вестись короткими фразами, без использования сложносочиненных и сложноподчиненных предложений;
представляя объемный материал, необходимо использовать методы свертки информации, например в табличной форме. Если представлено несколько таблиц, то они должны быть пронумерованы, и эти номера соответственно использованы в тексте.
перечисляют названия приложений с указанием количества листов и числа экземпляров в каждом. Если в разные адреса направляются различные приложения, то в реквизите 22 указывается против каждого приложения, в какие адреса оно направляется. При большом числе приложений на отдельном листе составляется их опись, которая подписывается и датируется составителем и прилагается к документу.
входят: наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка. Если подписей несколько, их располагают одну под другой по нисходящей должностей. Если должности одинаковые, подписи располагают на одном уровне. При отсутствии должностного лица, подпись которого была ранее заготовлена, ставится «Зам.» или «И.о.» и расшифровка фамилии фактически подписавшего лица.
разный для внешнего и внутреннего согласования. При внешнем — ставится гриф «СОГЛАСОВАНО» с указанием должности, подписи и ее расшифровки, даты согласования, а при внутреннем производится визирование документа с проставлением должности, подписи и ее расшифровки, а также даты согласования. Если требуется для документа несколько согласований, то их выносят на отдельный лист, оставляя достаточно места для грифа и печатей. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется проводить в такой последовательности:
с организациями, интересы которых затрагивает документ;
с учреждениями, к которым имеет отношение содержание документа;
с общественными организациями, в случае необходимости;
с органами государственного контроля или надзора (санитария, экология, пожарная безопасность и т.п.);
с вышестоящими или межотраслевыми органами в соответствии с действующим законодательством.
не обязательно должен выражать согласие. Его можно дополнить словами, например, «Возражаю» или «Замечания по пяти пунктам прилагаются на двух листах» и т.п. Внутреннее согласование целесообразно выполнять в такой последовательности:
руководитель подразделения, в котором составлен документ;
общественные организации, в случае необходимости;
заместитель руководителя компании, ответственный за данное направление;
руководитель юридической службы или юрисконсульт.
используется и для фиксации процедуры ознакомления с документом. Он служит и подтверждением документа до сведения. Это фиксируется словами: «С приказом (актом и т.д.) ознакомлен». Реквизит 25 располагают ниже реквизита 23. Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, а остальные — на первом экземпляре.
ставится на наиболее важных документах и подтверждает их подлинность. Печати бывают
. В коммерческих структурах используются простые
печати. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должности подписавшего. Действующим стандартом предусмотрены следующие виды документов, на которые ставится круглая печать:
акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);
доверенности (на получение товарно-материальных ценностей; на ведение дел в арбитражном суде и т.д.);
договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде помещений и оборудования; об оказании услуг, сбыте продукции и т.д.);
задания (на проведение строительных и монтажно-наладочных работ; на выполнение проектно-сметной документации и т.д.);
заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);
образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право на совершение определенных финансово-хозяйственных операций;
поручения (платежные, пенсионные, проведение валютных операций, выполнение импортных поставоки т.д.);
протоколы (согласования, переговоров и т.д.);
реестры документов, представляемых в банк и в другие кредитно-финансовые учреждения;
сметы расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых видов продукции, на капитальное строительство и т.д.);
справки (о начислении и причитающейся зарплате, об использовании финансовых средств, об оплате страховых взносов и т.д.);
спецификации (материалов, изделий и т.д.);
штатные расписания и изменения к ним.
Если требуется более одного экземпляра, то ксерокопии обязательно заве
